Invitation

 

Pengertian

 Invitation Letter adalah permintaan formal untuk individu kehadiran atau hadir untuk acara, makan malam, perayaan atau kesempatan formal. Surat undangan sering didistribusikan untuk pernikahan, upacara pensiun, wisuda perayaan, ulang tahun, pesta ulang tahun dan galas formal di masyarakat berupa surat yang dikirim dari pengirim kepada penerima surat.

Jenis Invitation Letter

Formal Invitation Letter

Jenis Invitation letter ini adalah surat undangan yang digunakan untuk kegiatan resmi. Invitation Letter ini mempunyai format baku yang harus kita gunakan saat membuat surat undangan ini. Beberapa contoh Formal Invitation Letter atau Surat undangan resmi yaitu: Surat undangan pernikahan, Surat undangan wisuda, dan banyak lagi jenis undangan resmi yang ada disekitar kita.

Informal Invitation Letter

Berbeda dengan formal invitation letter yang digunakan dalam konteks formal atau resmi, informal invitation letter digunakan dalam kegiatan yang tidak resmi. Tidak jarang surat undangan ini hanya disampaikan melalui pesan singkat atau memo singkat kepada penerima. Beberapa contoh informal invitation letter adalah: Undangan Pesta, Undangan ulang tahun, undangan makan malam dan beberapa undangan tidak resmi lainnya.

Bagian-Bagian Invitation Letter

Invitee, siapa individu atau organisasi yang akan diundang dalam acara anda.

Occasion, kegiatan yang akan dilaksanakan dalam undangan.

Date, hari dan tanggal kegiatan.

Time, waktu pelaksanaan kegiatan.

Place , tempat Kegiatan.

Inviter, siapa yang mengundang.

Cara Menulis Formal Invitation Letter

Buat Kop surat

Kop surat adalah bagian penting untuk menunjukkan organisasi yang mengirimkan surat, dalam kop surat tersebut berisi data lengkap organisasi anda seperti nama, nomor, alamat, kode pos, dsb.

Tulis alamat pengirim

Alamat pengirim adalah hal yang wajib ditulis setelah kop surat, karena kepada alamat ini nanti penerima surat bisa mengirim RSVP mereka.

Tulis tanggal pengiriman

Setelah menulis alamat, pastikan anda menulis tanggal pengiriman untuk memastikan kapan anda mengirim surat tersebut, dan untuk mempermudah administrasi.

Tulis nama serta alamat penerima

Menulis nama dan alamat penerima adalah hal yang sangat penting untuk memastikan siapa yang menerima surat secara jelas, dan untuk menghindari orang lain dengan nama yang sama untuk menerima surat tersebut.

Tambahkan salam

Awali surat anda dengan salam untuk menunjukkan rasa hormat anda kepada penerima, contoh: Dear Sir/Madam, atau bisa juga dengan menyebut nama langsung, Dear Nico Robin

Tulis isi surat

Surat undangan formal harus diawali dengan kalimat seperti:

We’re pleased to have you in our event.

Our organization will be venerated to welcome you as a guest in our event.

It would be our pleasure if you could come to our event.

We would be glad if you could come to our event.

Menulis kalimat seperti diatas menunjukkan rasa hormat dan rasa senang untuk mengundang seseorang ke acara kita, setelah menuliskan kalimat diatas, tuliskan lebih rinci tentang kepentingan anda dan acara anda.

Dalam paragraf kedua anda harus memperlihatkan bahwa anda adalah tuan rumah dari kegiatan tersebut. Dan menunjukkan harapan anda untuk kedatangan penerima surat yang anda undang.

Tuliskan penutup dan beri tanda tangan

Tunjukkan rasa terima kasih anda terhadap penerima agar mereka merasa terhormat dan mempertimbangkan undangan anda, tuliskan jika anda sangat berharap penerima surat ini datang ke acara anda.

Contoh Formal Invitation Letter

Solo, July 22, 2021

To: Edina Rasty

We want to share the joy and blessed moment of our marriage with you.

We write the invitation to invite all of you to come and joy with us at our wedding reception.

Please come on:

Date: August 30, 2021

Place: Astore Hotel, Jalan Mawar No. 15

Time: 19.00 PM – end

It’s a blessing for us if you are there and pray for our new life.

Thank you for your attention

My sincere greeting,

Jingga and Senja

Share :